חפש מאמרים:
שלום אורח
01.04.2020
 
   
מאמרים בקטגוריות של:

   
 

מודל אוטומטי לקליטת חשבוניות ספקים

החברה הלאומית לאספקת מוצרי צריכה ביתיים החליטה לערוך סקר על תפקוד מערכת הנהלת החשבונות המתנהלת בתוכנת סאפ. מערכת זו קולטת בין השאר כ -10,000 חשבונות ספקים מידי חודש. מחלקת הספקים כוללת מנהל מחלקת הנהלת חשבונות ועוד 7 מנהלי חשבונות.

הסקר מצא שפעולת קליטת חשבונית מס אחת מספק אורכת כ 6 עד 7 דקות: קבלת החשבונית, איתור הספק, איתור הפרויקט אליו שייכת החשבונית ועוד, הנ"ל אינו כולל את המנהלה סביב פעילות המחלקה.

כמובן שישנה פעילות הנהלת חשבונות לאחר קליטת החשבונית: בדיקת מחירים, השוואה להצעת העברת תשלום ועוד.
מנהל החשבונות הראשי החליט על צעדי התייעלות וחסכון – הוא קיבל החלטה לבצע את קליטת חשבוניות הספקים באופן אוטומטי מבלי צורך לקבל את המסמך באופן פיזי, אלא לקבלו באופן אלקטרוני היישר לתוך מערכת הנהלת חשבונות. רק לאחר קליטתו האלקטרונית יחל המסע אל התשלום: החשבונית תעבור במחשב בין המחלקות השונות כמו קודם, אבל כאמור הקליטה תהיה על ידי כך שכל 10,000 החשבוניות יגיעו אל החברה היישר למערכת הנהלת חשבונות במייל. החשבוניות יכללו חתימה אלקטרונית על פי חוקי המס, כך שאין צורך להדפיסן על גבי נייר וניתן לשמור אותן במדיה האלקטרונית במערכת הנהלת חשבונות, אשר מהווה גם צעד קטן בדרך אל ה"משרד הירוק - ללא נייר".

מנהל החשבונות העלה את הצעתו למנהל הכספים, וביחד החליטו על יישום פעולה זו. החברה פנתה אל ספקיה והודיעה להם על צעד זה: "על כל הספקים לשלוח לחברה חשבוניות מס אלקטרוניות כקובץ XML במבנה נתון הכולל את הקידוד הרצוי בגין כל סעיף הוצאה, כך תיקלט החשבונית היישר אל סעיף ההוצאה המתאים מבלי צורך לטפל ידנית בקליטה וברישום פקודת ביומן הנהלת חשבונות".

חלק גדול מהספקים, אשר איננו ערוך למשלוח חשבונית במייל, מבחינה טכנית הכוללת חתימה אלקטרונית, התרעם על צעד זה בטענה כי אין באפשרותו ליישם את הדרישה הזו. העלות ליישום בקשה זו גבוהה שכן, הטמעת חתימה אלקטרונית על גבי מספר קטן של חשבוניות הנשלחות מהספקים רק אל החברה, לא משתלם הואיל וכל אחד מהספקים שולח מספר מצומצם של חשבוניות לחברה ואין טעם להטמיע מערכת זו בשל העלות גבוהה.

את הפתרון לבעיה זו מספק .INVOICE4U. המאפשר משלוח חשבוניות במייל לכל אחד גם אם הוא מפיק כמות מצומצמת של חשבוניות. הספקים פתחו חשבון משתמש באתר רק לצורך הפקה ומשלוח חשבוניות לחברה מבלי כל קשר לשאר הפעילות מול לקוחות אחרים. אחת לחודש, מועברות החשבוניות שהופקו במערכת זו אל הנהלת חשבונות והמערכת הזו משמשת מעין פנקס חשבוניות נוסף המיועד לשימוש אך ורק להפקת חשבוניות לחברה ואולי לחברות אחרות אשר יבקשו בעתיד חשבוניות במייל. סוף דבר, תוך 30 יום החלו הספקים לשלוח לחברה חשבוניות במייל ולעמוד בדרישות החברה.

המהלך חסך לחברה כוח אדם של מספר מנהלי חשבונות שהופנו לעבודה במחלקות אחרות ויצר חסכון כספי בעלות שנתית של כ 250,000.

 





 
     
     
     
   
 
אודות כותב המאמר:

רואה חשבון יורם שיפר הינו מהבעלים של משרד ראיית חשבון זיו שיפר ושות' הנמנה עם 20 המשרדים הגדולים בארץ (לפי סקר "דן אנד ברדסטריט"). משרד רואה חשבון המשלב מקצוענות, ידע וקידמה טכנולוגית ברמת המיחשוב והשירותים המתקדמים לרבות שירותי אינטרנט מתקדמים, כגון: שירותי ניהול חשבונות לעצמאים, תוכנת הנהלת חשבונות באינטרנט עבור חברות ומוסדות ציבוריים, שירותי הפקת חשבוניות במייל ועוד. התרשמו וקראו עוד באתר: www.ucan2.co.il

 
     
   
 

מאמרים נוספים מאת יורם שיפר

מאת: יורם שיפרראיית חשבון16/09/091221 צפיות
הצהרת הון הינה דוח אשר נדרש אחת למספר שנים, אשר נבדק בקפידה באמצעות רשויות מס ומומלץ לבצע זאת במקצועיות וייסודיות

מאת: יורם שיפרמיסים - כללי23/08/09931 צפיות
לא יוכרו תשומות של עוסק שקוזזו בספריו כיוון שלא ערך את כל הבדיקות על מנת לוודא שהחשבוניות הוצאו כדין – מונח אותו מרחיב בית המשפט לכלל פעולות שעל עוסק מורשה לבצע

מאת: יורם שיפרהנהלת חשבונות23/08/091036 צפיות
המחקר שסקר פסקי דין מהשנתיים האחרונות מראה כי בתי המשפט נוטים לתמוך בעמדת רשויות המס ולהטיל הוצאות גבוהות על המערערים, דבר שברוב המקרים הופך את התביעה ללא כדאית

מאת: יורם שיפרCRM27/07/091493 צפיות
תוכנה להנהלת חשבונות מאפשרת להפיק חשבוניות און-ליין ולשלוח אותן ללקוחות כמקור באמצעות הדואר האלקטרוני כחוק. יש גישה ומעקב מכל מחשב מחובר לאינטרנט, וניתן לשלוט בכל חשבוניות המקור. אולם עבור עסקים שעדיין לא עשו את המעבר לשימוש בתוכנה להנהלת חשבונות חשוב לציין כי ניתן להשתמש לצורך מע"מ בהעתק חשבונית

מאת: יורם שיפרניהול15/06/09906 צפיות
שלב בדיקת הכדאיות הכלכלית של העסק הוא שלב מהותי לפני ביצוע רכישה או הקמת עסק. רבים מבעלי העסקים הקטנים אינם מייחסים חשיבות מספקת לצורך בבחינה מקצועית של הפוטנציאל הריאלי הגלום בעסק - קודם לפתיחתו או קנייתו, והולכים שולל אחר מחשבות וחלומות שלעיתים שאינן תואמים את פני המציאות הפיננסית האמיתית.

מאת: יורם שיפרהנהלת חשבונות26/05/09995 צפיות
עבודה במספר מערכות גורם לבזבוז זמן בעת המעבר ממערכת אחת לשנייה. במרבית המקרים, אופן פעולה זה גורם לעיכובים מיותרים. העבודה "בחבילות" רק מגדילה את הזמן מהרגע בו נכנסה המשימה לביצוע ועד למועד ביצועה. לעומת זאת, מערכת מיחשוב אשר תבצע את כל הפונקציות הללו באופן בו יש לעסוק ברשומת לקוח פעם אחת בלבד כך שאותה רשומה תיתן מענה לכל מערכות הניהול - כמערכת אשר תתאים לניהול כל משרד הנהלת חשבונות.

מאת: יורם שיפרהנהלת חשבונות26/05/09997 צפיות
תהליך הפקת חשבוניות באופן אוטומטי מייעל את תהליכי הנהלת חשבונות ויכול לחסוך אלפי שקלים בשנה. הטכנולוגיה זמינה ומעמידה כלים הן ברמת המשרד המקומי והן כלים אינטרנטיים המאפשרים להפיק חשבונית בכל מקום ובכל עת. ארגונים וחברת הרוצות לייעל את תהליכי המשרד כבר מצאו בתהליכים האלה מקור לחיסכון כספי בצד התייעלות. מתברר כי כשאתה מסתכל על תהליך ובוחן אותו, תמיד ימצא שיפור. גם שיפור קטן יכול לעשות חיסכון גדול.

מאמרים נוספים בנושא פיננסים וכספים - כללי

מאת: moraleפיננסים וכספים - כללי 18/03/2080 צפיות
אחד המנגנונים החשובים ביותר לצורך מעקב ובדיקה של בתי עסק בכלל ובפרט עסקים שעובדים עם חברות קבלן, הוא דוח בודק שכר מוסמך מטעם משרד העבודה. דוח זה נועד לבחון האם העסק מבצע את החוק כלשונו ומשלם לעובדים לפי הנחיות החוק, האם הוא עומד בכל התנאים והדרישות הסוציאליות ממנו.

מאת: גיא חזןפיננסים וכספים - כללי 08/08/19952 צפיות
אז נכון, האנושות אכן מרוויחה בגדול מהתפתחות הטכנולוגיה אך כמו כל דבר גם הצדדים הפחות מחמיאים משתדרגים.

מאת: אלכסיי קוגןפיננסים וכספים - כללי 29/04/18624 צפיות
ישנם שני סוגים של הליכי פירוק חברות מרצון: פירוק חברה ע"י הבעלים שלה ופירוק חברה ע"י הנושים.

מאת: רוני הכהןפיננסים וכספים - כללי 14/01/18827 צפיות
עבור ביצוע של החזר מס הכנסה בצורה עצמאית ממש לא צריכים לשלם כל עלות שהיא, אלא פשוט צריכים לדאוג להעביר את הטפסים הרלבנטיים כאשר יש שתי דרכים לביצוע של הבדיקה לזכאות, בצורה עצמאית או בצורה אחרת שהיא על ידי פניה אל משרד של רו"ח אשר מתעסק עם הפעילות מהסוג הזה.

מאת: שלום כהןפיננסים וכספים - כללי 10/11/171213 צפיות
אחד היתרונות הבולטים של לימודי הנהלת חשבונות, הינו שאתם יכולים להתחיל בקורס בסיסי 1+2 שאורך לא יותר מאשר שנה שבסיומו תוכלו להמשיך ללמוד סוג 3. להבדיל ממקצועות אחרים כגון רפואה, עריכת דין והוראה, שיש ללמוד הרבה שנים. תוכלו ללמוד מבלי להשקיע שנים ולנווט עם הזמן את הלימודים כמו קורס בסיסי וקורס מעמיק יותר הכול תלוי בשאיפות של כל אחד, הקורס הבסיסי של הנהלת חשבונות התחלתי, היות וזהו צעד ראשון ללימוד מקצוע שיהיה משתלם במיוחד עבורכם. האפשרות שלאחר הלימודים הבסיסיים, ניתן יהיה להשתלב מיד בעבודה מה שלא נ

מאת: עידן שלומןפיננסים וכספים - כללי 05/06/174411 צפיות
כולם מכירים וחשים את יוקר המחייה, כל מקום מזכירים את הקושי להתקיים ובו זמנית מחפשים פתרון לכך. יוקר המחייה פוגע לא רק בחשבונות אלא גם באנשים שרוצים להתקיים נכון אבל מאבדים את זה בדרך.

מאת: amirdadon90פיננסים וכספים - כללי 01/02/171088 צפיות
אין ספק כי תחום הרכישות באינטרנט הינו תחום שהפך להיות נפוץ ופופולארי מאוד בשנים האחרונות.

 
 
 

כל הזכויות שמורות © 2008 ACADEMICS
השימוש באתר בכפוף ל תנאי השימוש  ומדיניות הפרטיות. התכנים באתר מופצים תחת רשיון קראייטיב קומונס - ייחוס-איסור יצירות נגזרות 3.0 Unported

christian louboutin replica