חברות רבות נכשלו בהטמעת תוכנות CRM, בגלל שמיהרו לקפוץ למים העמוקים, במקום ללכת צעד צעד.
בוודאי יצא לכם לשמוע לא מעט על אחוזי כישלונות ואתם חוששים לא מעט. כאשר מתכננים מראש ונוהגים בשיקול דעת, אין סיבה שדברים ישתבשו. הנה כמה טיפים שיסייעו להצלחה של התוכנה:
שתפו - במידה וביצעתם רכישה של CRM, אל תשמרו עליה בסוד. יידעו את כל המשרד. עדיף שכולם ידעו מה עומד לבוא. הידיעה המוקדמת תעניק לצוות העובדים זמן להתכונן ולעכל את בואה של תוכנת CRM.
בחרו בפתרון מתאים. אם אינכם מחזיקים במחלקת IT שעומדת לרשותכם ואין לכם זמן וכוח להתעסק עם פיתוח מערכת CRM, העדיפו CRM הניתנת כשירות חיצוני, על פני תוכנה. זהו פתרון קל, נוח ומהיר יותר, שיחסוך לכם הרבה כאבי ראש.
אל תעצבו את המערכת מ"למעלה למטה" - תוכנות רבות נכשלות בחברות, פשוט בגלל שהמנהלים בעיקר מתמקדים בנוחיות של עצמם. התוכנה לא אמורה לשרת רק את ההנהלה - היא אמורה לשרת בעיקר את מי שנמצא "בתחתית הפירמידה". חשבו על כל עובדי החברה, במיוחד על אנשי המכירות.
קבלו תמיכה - רוב המנהלים כל כך עמוסים, שהדבר האחרון שהם רוצים הוא התקנה של מערכת CRM והדרכת העובדים. לכן, נסו לערב את המנהלים האחרים בחברה כבר בתחילת התהליך, כדי לזכות בתמיכתם. תצטרכו את עזרתם. אם ההנהלה תעודד את השימוש בתוכנה ותתמוך בה, שאר העובדים ישתכנעו לעבוד עליה.
שתפו פעולה - נכון שזה נשמע כמו כאב ראש אחד גדול, אך CRM צריכה לתקשר עם מערכות אחרות שנמצאות בשימוש על ידי עובדי החברה, כגון חשבונות, שיווק, אדמיניסטרציה ומלאי.
הקפידו על משמעת - כל עובד בחברה חייב להשתמש בתוכנה. עליכם לוודא שהדברים מתרחשים כמתוכנן ושהעובדים לא מתמרדים מתחת לאפכם. המעורבות של העובדים בתוכנה החדשה היא מרכיב חיוני להצלחתה. יתכן שהעובדים שלכם לא ממש רוצים להתאמץ, מכיוון שגם כך אין להם מוטיבציה. לכן עליכם להיות מאוד ערים ומודעים למה שמתרחש במשרד שלכם.
שמרו על איכות מאגר הנתונים - אם אנשי המכירות שלכם מכניסים נתונים שגויים למערכת ומזלזלים בכל תהליך העבודה, תהיה לכם בעיה גדולה. עליכם לוודא כי הפרטים אשר מוכנסים למערכת הם נכונים, מלאים ומדויקים.
חפשו אדם עם כריזמה - אם אדם כלשהוא בחברה "נדלק" על מערכת CRM, נצלו את ההתלהבות שלו. רתמו אותו למאמצים המשותפים. הוא עשוי לשכנע עובדים אחרים במשרד להשתמש בתוכנה ויש יותר סיכויים שהתוכנה תצליח.