אם כבר מועסקים עובדים בעסק שלכם או שגייסתם עובד חדש לעסק ואתם רוצים להתייעל ולהגדיל את התפוקה, עליכם לעשות זאת בכמה שלבים:
שלב ראשון – הגדרת תפקיד ותיאום ציפיות
אם לא עשיתם זאת עד כה, זהו זמן מצוין להתחיל. עליכם להגדיר בעבור כל עובד:
o תפקידים ותחומי אחריות – כדי שהעסק יפעל ביעילות המרבית מומלץ להגדיר בכתב את התפקידים ולחלק בין העובדים את תחומי האחריות בו וכן לקבוע תחומי אחריות משותפים – גם אם מועסק בעסק עובד אחד. כאשר כל אחד יודע את תפקידו ואת תחומי אחריותו, העסק פועל ביעילות כמו גוף אחד מתואם; אין חיכוכים ובזבוז של זמן ותשומת לב.
o תיאום ציפיות – חשוב לברר לְמה העובד מצפה מהעסק ולהבהיר מה העסק מצפה ממנו.
לדוגמה: אתם מעסיקים איש שיווק ומכירות.
הגדרת תפקיד וחלוקת תחומי אחריות:
• שירות לקוחות – אחראי על הקשר עם הלקוחות, טיפול בהחזרות ובתלונות.
• קבלת הזמנות והעברתן למחסן – רישום הזמנה מלקוח; העברתה למחסן לשם הכנתה וארגונה; משיכת ההזמנה מהמחסן.
• שינוע ההזמנה ללקוח – העברת ההזמנה ללקוח בתוך יומיים.
• גבייה מלקוחות – גביית תשלום מלקוחות רק בשקים ובמזומן והפקת קבלה. אשראי ללקוח: שוטף + 45 יום, אשראי ללקוח גדול: שוטף + 60.
• לקוחות חדשים – הגדלת מעגל הלקוחות בעסק על ידי שיווק ללקוחות חדשים. היעד החודשי: שלושה לקוחות חדשים בחודש.
• טיפול ותחזוקת הרכב – העובד אחראי לטפל ברכב הצמוד, לרבות הכנסתו למוסך לטיפולים תקופתיים.
תיאום ציפיות:
ציפיות העובד:
• תנאים סוציאליים בתוך חצי שנה – ביטוח מנהלים.
• "דלת פתוחה" – אפשרות לתקשורת שוטפת עם בעל העסק.
• סביבת עבודה נוחה – מקום קבוע בעסק, הכולל מחשב וטלפון קווי.
• מחשב נייד וטלפון נייד.
ציפיות המעביד:
• עמידה במשימות וביעדים שנקבעו.
• שמירה על הציוד.
• שמירה על סודיות.
• עמידה בנוהלי העסק.
• מתן שירות מקצועי ואמין ללקוחות.
• הגעה לעבודה בזמן והשקעת זמן מעבר לשעות העבודה הקבועות במידת הצורך.
שלב שני – רענון נוהלי עבודה
נוהלי עבודה הִנם חיוניים לתפקודו השוטף של כל עסק. תפקידם לגרום לעבודה לזרום ולאפשר לכל עובד לבצע את תפקידו על הצד הטוב ביותר וכן לאפשר חפיפה קצרה ויעילה לעובד חדש. יש לכתוב נוהלי עבודה לכל מחלקה ולכל תפקיד.
דוגמאות טובות לנוהלי עבודה אפשר לראות ברשתות כמו ארומה או מקדונלדס – בכל הסניפים שלהם בעולם נקבל את אותו השירות ונראה את אותם תפקידים.