הרעיונות הטובים ביותר אינם מגיעים בישיבות המסודרות ולא תמיד כל פי הזמנה. לעתים דווקא הפסקה יזומה בעבודה מאומצת מביאה לפריצת הדרך, כמו הפסקת קפה למשרד, הרעיון המקורי והמחשבה שמחוץ לקופסה. בעבודות רבות הדורשות ריכוז, מקוריות או חדשנות, הפסקות מתוכננות עוזרות להתמקד מחדש ונחוצות. משך הריכוז הממוצע אשר אדם מסוגל לו הוא כ-90 דקות, מעבר לזמן זה יש לאפשר לשרירים לזוז, ולמח לנוח. זו הסיבה אשר בגללה מרבית השיעורים האקדמאיים נמשכים 45 ו-90 דקות ולא מעבר לכך.
גם במשרד, עבודה הדורשת ריכוז דורשת הפסקות. הפסקות אלו אינן טובות רק לעובדים אלא גם למעסיקים כיוון ותפוקת העובדים גדלה לאחר חזרה מהפסקה בת מספר דקות. למרות חשיבות לקיחת הפסקות בעת עבודה מאומצת, התרבות הארגונית בארגונים רבים דורשת מהעובדים לעבוד כל עוד אין להם סיבה ברורה להתהלך או לקחת הפסקה. הפסקה לקפה היא אחת ההפסקות אשר להן גושפנקה ואישור חברתי ומאפשרים לעובדים לקחת את ההפסקות להם הם נדרשים מבלי רגשות אשמה או מבטים מאשימים מצד עמיתיהם.
קפה למשרד, למרות, ואולי בגלל, ההפסקות ברצף העבודה של העובדים, מגביר את תפוקת העובדים, יצירתיותם ויכולת פתרון הבעיות שלהם. בנוסף, קפה למשרד דואג כי העובדים ישארו עירנים גם אם הם נדרשים להשאר לעבוד בשעות הלילה המאוחרות או אף בשעות הצהריים הקשות לאחר ארוחת דשנה.
הבוקר הוא נושא חשוב בפני עצמו. סביב הקפה למשרד מתאגדת חבורת משכימי הקום אשר דואגת להעברת המידע הלא פורמלי בין חברי המשרד, דואגת להידוק הקשרים החבריים אשר כה חשובים למרקם החיים הסוציאליים בחברה ולמעשה דואגת לפיתוח התרבות האירגונית.
קפה למשרד הוא כמו הדם הזורם - הוא מאפשר מעבר מידע בין הקבוצות הארגוניות השונות וגיבוש בתוכן ובינהן, דואג להיכרות ודואג לאספקת האנרגיה.
על מנת להנעים את זמן העובדים וכן לגרום ולעודד את העובדים להשתמש בכלי הכל כך חזק הזה אשר נקרא קפה למשרד, רצוי כי פינת הקפה במשרד תהא מושקעת. פינת קפה אשר אין דואגים לניקיונה או המשופעת בשקיות קפה שחור חצי פתוחות וקנקן סוכר ובו גושי קפה אשר התייבשו אינו מעורר אשר מעודד עובדים לעשות קפה בפינת הקפה, אולם בהשקעה לא גדולה של מכונת קפה ניתן לשדרג את פינת הקפה במשרד ולהפוך אותה לנעימה ומסבירות פנים.