כל תוכנת הנהלת חשבונות, בין אם הפרימיטיבית ביותר ובין אם המתקדמת ביותר, מתבססת על שעון נוכחות. אין ספק שהדרך היעילה ביותר לעקוב אחרי נוכחותם של העובדים במשרד היא באמצעות חישוב שעון נוכחות. בצורה זו כל אחד דואג באופן אישי לאשר את הגעתו לעבודה ואת עזיבתו מבלי שהמנהלים יהיו מעורבים בעניין ויתנו לעובדים תחושה של מחנק.
חשיבות שעוני הנוכחות
חשוב ביותר להתקין את שעוני הנוכחות במקום הנכון, כלומר בכניסה וביציאה, שבמרבית המקומות מדובר באותו המקום. בצורה זו העובדים לא ישכחו להעביר כרטיס. שעון נוכחות צריך להיות גם נוח להפעלה ולשימוש משום שהוא צפוי להיות בשימוש אינטנסיבי של הרבה אנשים.
מיותר לציין ששעון הנוכחות צריך להיות תקין כל הזמן, תקלות חוזרות ונשנות יובילו לטעויות בחישוב השעות הכללי של החודש שיביאו לפגיעה ישירה בחישוב שכר החודשי. יש להימנע ככל הניתן ממתן האפשרות לרישום שעות באופן ידני משום שבצורה זו העובדים יוכלו "לחתוך" כמה שעות מפה ומשם. עדיף להשקיע בשעון נוכחות איכותי שלא יתקלקל מאשר לספוג את ההפסדים הנגרמים מרישום שעות באופן ידני.
חשיבותו של שעון הנוכחות באה לידי ביטוי בחישוב השכר. כזכור, מרבית השכירים בשוק מקבלים את משכורתם בהתאם לשעות העבודה שלהם. עובדה זו נותנת לעובדים תמריץ לעבוד יותר שעות. מסיבה זו גם חשוב מאוד ששעון הנוכחות יעבוד בצורה תקינה. אנשים לא אוהבים ש"גוזלים" להם זמן שהיו יכולים לבלות עם המשפחה שלהם, גם אם מדובר על 5 דקות בלבד. טעויות של שעון הנוכחות לטובת העובד יובילו לתשלום בעבור שעות שהעובד לא עבד וטעות של שעון הנוכחות לטובת המעביד תגרום לתחושה קשה של העובד. חשוב להימנע משתי האפשרויות הללו.
חשיבות חישוב השכר
בכל חברה יש את שיטות החישוב שלה בהקשר של שעות עבודה של העובדים. כך למשל, ישנם מקומות עבודה אשר מחשבים את שעות הנוכחות בצורה הבאה: אם העובד נכנס לעבודה 5 דקות לפני 8 בבוקר, הוא יקבל שכר רק החל מ- 8, אך אם נכנס ברבע ל- 8, יקבל שכר מ- 7:30. חשוב ששעוני נוכחות יהיו מותאמים לחישוב השעות, והתאמה זו תאפשר לחשב נכון יותר את משכורתו של העובד.
יש לזכור שדיני עבודה בישראל נוקשים מאוד, והחוק אינו סולח למעבידים המנסים לשחק עם שעון נוכחות כדי לשלם לעובדים פחות. חשוב ביותר שאף אחד לא "יישחק" עם שעון הנוכחות. יתרה מזאת, יש לבצע בדיקות תקופתיות למערכת על מנת לוודא שאין תקלות לטובת שום צד. במידה ותגיע תביעה לבין משפט לענייני עבודה יהיה קשה מאוד להוכיח מדוע לא ננקטו צעדים בזמן על מנת לתקן את שעון הנוכחות.
לאור כל האמור בהקשר לחשיבותו של שעון הנוכחות, יש לפנות לחברה גדולה ומוכרת שתספק לכם את המכשיר הזה ותדאג גם לתחזק אותו לאורך השנים. שעון נוכחות תקין יאפשר לכם להיות הוגנים עם העובדים ועם עצמכם.