חשבונית מס מהווה דרישת תשלום ללקוח עבור בוצעה העבודה או ניתן השירות. הפקת חשבונית מס תיעשה אך ורק לאחר אספקה של השירות או המוצר והיא חייבת להיות מופקת בשני העתקים. הראשון הוא העתק מקורי והשני העתק. את הראשון תמיד נמסור ללקוח ואת השני תמיד נתייק אצלנו.
הפקת חשבונית מס- מה היא צריכה להכיל?
• מספר חשבונית- אין חשבונית ללא מספור. אם הלקוח עבר מתוכנת הנהלת חשבוניות אחת לאחרת, חשוב שהוא ידאג לספרר את החשבוניות בהתאם למספר החשבונית האחרונה אותה הוא הנפיק במערכת הקודמת.
• תאריך של העסקה- הפקת חשבונית מס חייבת לכלול את התאריך של העסקה, דבר אשר יופיע בדו"חות של סוף השנה לרשויות.
• פרטי העסק- שם העסק, מספר העוסק מורשה, כתובת, טלפון וכתובת דואר אלקטרוני
• פרטי הלקוח- שם, ת.ז. וכל פרט חשוב אחר. ההמלצה היא תמיד לרשום תעודת זהות, שם מלא ומספר סלולארי בו ניתן להשיג את הלקוח.
• פרטי העסקה- חובה לרשום מה הייתה העסקה בהרחבה וכן לכלול בחשבונית את סכום העסקה, את המע"מ על העסקה ואת הסכום הכולל לאחר הוספת המע"מ.
הפקת חשבונית מס- נקודות חשובות
• הפקה חוקית- חשוב לוודא כי הפקת חשבוניות וקבלות במערכת הנהלת החשבונית מאושרת על ידי פקיד מס הכנסה. אישור זה בדרך כלל מוצג באתר האינטרנט של העסק המשווק את התוכנה.
• הפקה- עוסק פטור אינו יכול להפיק חשבונית מס. רק עוסק מורשה.
• מועד הפקה- מבחינת החוק אדם אשר מוגדר בחוק כנותן שירות יכול לדחות את ההפקה של החשבונית עד שבועיים לאחר שהוא קיבל את התשלום. אם הוא מוגדר כמוכר טובין הוא יצטרך להוציא חשבונית מיד עם קבלת התשלום.
• ביטול חשבונית- אם קרה מצב ונעשתה טעות אשר דורשת ביטול של חשבונית מס, חשוב לרשום על החשבונית מקור שהנפקנו מבוטל ואת סיבת הביטול. אם החשבונית כבר אצל הלקוח יש לבקש אותה ממנו. לאחר מכן יש להצמיד את המקור והעתק ביחד ולשמור יחד עם יתרת החשבוניות שהנפקתם. אם הלקוח אינו מוצא את החשבונית או לא מצליחים להשיגו יש להנפיק חשבונית זיכוי על חשבונית המס שהונפקה ולשלוח ללקוח בפקס או דואר רשום.
• חשבונית מס ואקסל- יש אפשרות של יבוא חשבוניות ומסמכים שונים מהאקסל.