הסיבות הן רבות ומגוונות והרי הן לפניכם:
1. סדר - תכנון מסדר את הפעולות שאנחנו רוצים לעשות,יום בשבוע ושעה.
2. עוזר לממש יעדים ומטרות - נותן לנו אפשרות לעקוב ולהתבונן על ההתקדמות והדרך למימוש היעדים והמטרות שהצבנו לעצמנו הן בטווח הקצר והן בטווח הארוך.
3. תזכורת למשימות שלנו בטווח הקצר והארוך.
4. בהירות לגבי דרכינו האישית והעסקית - כלי נהדר שיוצר בהירות לגבי הדרך בא אנו הולכים ומאפשר לנו לקבל החלטות המתבססות על עובדות ולא רק על רגשות.
5. מיקוד - ביעדים ובמטרות שהצבנו לעצמנו ללא סטיות.
6. יציאה לפעולה - תרגום הרצונות שלנו לפעולות ממשיות.
אלה הסיבות העיקריות ,כל אחד ואחד מכם מוזמן למצוא סיבות נוספות המתאימות לו ולהוסיפם לרשימה זו. כפי שראינו הסיבות לעיל הן כבדות משקל וחשובות לכל אדם פרטי קל וחומר לעצמאים ובעלי עסקים.אז השאלה המתבקשת מדוע לא כל האנשים מתכננים?
הסיבה העיקרית שרוב האנשים לא מתכננים את חייהם היא כי בנושא התכנון אנחנו נתקלים ברוב הקופ-צנים,מאחר ותכנון זה הכנת תוכנית ליציאה לביצוע פעולות ופעולות מייצרות כמויות לא מבוטלות של קופ-צנים,רוב האנשים מעדיפים להישאר באזור הנוחות. עצמאים ובעלי עסקים רבים מספרים לי כי הם מתכננים את הפעילות השייכת לכובע העסקי שלהם אבל הם אף פעם לא עומדים במה שתכננו ,יש יותר מדי דברים בלתי מתוכננים שמפריעים לפעולות שתוכננו ,זה מתסכל אותם וגורם להם להפסיק לתכנן למרות שהם מודעים לחשיבות הרבה של התכנון.
כלל חשוב מאוד בתכנון הוא שכדי שתכנון יתבצע אנחנו צריכים לתכנן את כל התחומים בחיינו,כל אחד מאיתנו חובש מספר כובעים במקביל ובכל כובע יש לנו תפקידים שונים שעלינו למלא בלי קשר אחד לשני ולכן מי שלא מתכנן את כל הפעולות שיש לו לבצע בכל הכובעים,בלי יוצא מהכלל לא יצליח בתוכניתו וכמובן לא לשכוח להשאיר מקום לדברים בלתי מתוכננים (בלת"מ). לפני שנתחיל בלימוד עקרונות התכנון וניהול הזמן אני רוצה לספר לכם על שלושה נכסים שיש לכל אחד מאיתנו בעלי ערך רב ,בין אם אתם עושים עסק במשרה חלקית או במשרה מלאה, יש לכם שלושה משאבים,אני מעדיף לקרוא להם נכסים. שלושת הנכסים שלכם הם: כסף, זמן ותשומת הלב שלכם (המיקוד שלכם). הבה נדון בכל אחד מהם בקצרה.
כסף - הוא המצאה אנושית הבאה לעזור לנו להתמודד בצורה טובה יותר, נוחה יותר וקלה יותר עם עולם הסחר והכלכלה. סחר חליפין הוא החלפת מוצר אחד באחר, והוא הסחר העתיק בעולם. למרות זאת, הוא אינו יעיל כלל ועל כן הומצא אמצעי אחר - הכסף, על מנת להקל על הסחר.במציאות המודרנית בה אנו חיים היום, הכסף משמש בעיקר אמצעי תשלום ולכן אין אנו משתמשים בסחר חליפין. תפקיד נוסף הוא השימוש בכסף כמודד-ערך. כלומר, באמצעות הכסף ניתן למדוד ולהשוות ערכים, מוצרים ושירותים שונים בארץ ומחוצה לה. תפקיד דומה הוא השימוש בכסף כצובר-ערך. כלומר, האפשרות לצבור ולחסוך את הכסף על מנת להשתמש בו מאוחר יותר. כיום ניתן לשלם במספר סוגי תשלום: מזומן,המחאות (שקים) וכרטיסי אשראי.
זמן - הוא הנכס השני שלכם. לכל אחד מאיתנו יש את אותו הזמן ,24 שעות ביממה ו 365 ימים בשנה .
תשומת לבך - היא הנכס השלישי והאחרון שלנו. ההגדרה לתשומת לבנו היא: היכולת או הכוח להתרכז באופן מנטאלי. זמן ותשומת לב הולכים ביחד עם אנשים אפקטיביים. המצב הטוב ביותר הוא כאשר אנחנו עושים שימוש בזמן ובתשומת לבנו במקביל. ההצלחה שלנו תלויה רבות בכמה מתשומת לבנו אנחנו מקדישים בכל רגע נתון. תשומת לב מתפזרת בקלות. היום נוטים להלל יכולות של רב-משימתיות , אבל התוצאה של זה לעתים קרובות זה יוצר מצב של פיזור וחוסר מיקוד. תחליטו בעצמכם מה יותר אפקטיבי,להשקיע תשומת לב בזמן שהקצבנו במשימה אחת (100%) או להיות רב משימתי ולהשקיע את אותו זמן ותשומת הלב בחמש משימות במקביל (20% בכל משימה) .
לכל אדם בעולמנו יש את שלושת הנכסים הללו. ההצלחה של כל אחד בכל תחום שהוא תלויה בשימוש שהוא עושה בשלושת הנכסים הללו. מדוע חלק מהאנשים מרוויחים 10,000 $ בשנה? וחלק מהאנשים מרווחים 10 מיליון $ בשנה? באופן הגיוני ניתן להסיק שהאדם שמרוויח 10 מיליון $ בשנה, אפקטיבי פי 1000 בשימוש שהוא עושה בשלושת הנכסים הללו: כסף, זמן ותשומת לב.