בניגוד לעסקים, רואי חשבון משתמשים בתוכנות מורכבות להנהלת חשבונות. תוכנות אלו משמשות אותם לביצוע שאילתות מורכבות לצורך בקרה פיננסית. מאידך, עסקים קטנים זקוקים לתוכנה פשוטה וחכמה אותה יוכלו להפעיל בקלות וביעילות מבלי להיזדקק לתואר בראיית חשבון. הפקת מסמכי הכנסות (חשבוניות, קבלות וכו') צריכה להיות פשוטה ואינטואיטיבית ולא להפריע במהלך פעילות העסק. שהרי פעילותו העיקרית של העסק אינה הנהלת החשבונות שלו אלא סיפוק צרכי הלקוח. "הלקוח הוא במרכז" - ולא הנהלת החשבונות.
עם זאת תוכנות רבות להנהלת חשבונות מנסות להציע לעסק את כל היתרונות שיש לתוכנה פיננסית גדולה ומורכבת. הגישה הזו אולי נראית להן רווחית, אך התוצאה היא שבמקום אופנוע מהיר וזריז לנסיעה בעיר בעל העסק הקטן מקבל משאית ענק עם מערכת בקרה של מטוס קרב סובייטי. מי שמתפתה לקחת את "הכי יקר והכי טוב" עלול לגלות שכאשר הפקת חשבונית פשוטה מחייבת מאמץ בהמראה ונחיתה, קשה מאוד לנהל את עיקר העסק.
אז מה כן צריך להיות בתוכנה? תוכנה לניהול עסק צריכה להפיק את המסמכים הדרושים בקלות ומבלי לשבור את הראש. לחצת - הפקת. בלי מסכים מורכבים. פשוט רושמים, לוחצים וזהו.
אבל לא זהו. מאחורי הפשטות יש צורך ב"מוח" שידע לקחת את הנתונים ולהציג אותם באופן פשוט וברור כך שבעל העסק יידע בכל רגע נתון מה קורה אצלו. קל, אבל חכם. מעבר להפקת מסמכים בסיסית יש צורך באפשרות ביטול מסמכים שגויים (זיכויים), דו"חות לצורך גביה מלקוחות, מעקב אחר הכנסות ותשלומים ודו"חות שונים שמשקפים את המצב העסק.
ואחרי כל זה צריך שיהיה מנגנון קל להעברת נתונים לרואה החשבון ולהנהלת חשבונות. רצוי שתהיה אפשרות לשלוח את החומר במייל בלחיצת כפתור אחת. פשוט וקל, כבר אמרנו?