הפסקת חשמל, גניבת מחשב, שריפה, הצפה, תקלה... יש סיבות רבות ושנות לכך שהמחשב יפסיק לפעול והחומר יעלם. כמובן שכל הבעיה מתחילה במחשבה "לי זה לא יקרה" שמונעת ממך לעשות את המאמץ (הכספי והפיסי) הדרוש כדי לגבות את הקבצים החשובים לך. כשמדובר בהנהלת החשבונות זהו מידע יקר ערך שהיעדרו עלול לסבך אותך עם רשויות המס.
מה עושים לפני שזה קורה?
א. כמובן גיבוי. ניתן לגבות ע"י תוכנות גיבוי יעודיות, שירות בתשלום, העתקה למדיה נישאת, לשלוח במייל או להתשמש בתוכנת סנכרון ששומרת בשרת.
ב. לשמור העתקי נייר, ורצוי במקום חסין אש או העתקים נוספים במקום מרוחק (למקרה שריפה).
ג. לשמור על תקינות המערכת, לא להתעלם מתקלות או התנהגות בעייתית של המחשב. להזמין טכנאי בזמן.
ד. להחזיק מערכת אל-פסק תקינה.
אם בכל זאת החומר נעלם אין ברירה אלה לשחזר אותו
א. אם מחקתם בטעות את הספרייה או החומר נעלם נסו לחפש אותו במערכת ניהול גרסאות שפועלת בחלונות 7 ומעלה. מערכת זו שומרת העתקי ספריות ומאפשרת שחזור. אם פעולת המערכת לא בוטלה אצלכם זה עשוי להציל את החומר.
ב. כל עוד המחשב פועל ניתן להריץ עליו תוכנות נגד מחיקה שמחפשות בדיסק קבצים מחוקים. יש תוכנות חינמיות מסוג זה באינטרנט.
ג. אם הדיסק נפגע ניתן להעביר אותו לחברה להצלת נתונים שתנסה לתקן אותו או להרכיב אותו מחדש עם חלקים אחרים. יתכן שהחומר יחזור לפעול.
ד. אם העברתם העתקי מסמכים או קבצי יצוא לרואה החשבון תוכלו לשחזר את החומר מרואה החשבון. יתכן שהקבצים ששלחתם עדיין מופיעים בתיבת הדואר היוצא של שירות הדואר שלכם.
ה. אם יש בידיכם העתקי נייר שהדפסתם תוכלו להזין את כל החומר מחדש. מייגע פחות מאשר להסתבך עם רשות המיסים...
ו. מי שעובד דרך כרטיסי אשראי יכול לשחזר את העסקאות שלו דרך חברת הסליקה. לעיתים אין זהות בין הלקוח שהופיע על החשבונית לבעל הכרטיס ולא תזכרו על מה שולם, אבל גם זה לעיתים עדיף מכלום.
המסקנה הבלתי נמנעת היא שגיבוי נתונים קריטיים מחוץ למחשב הוא חיוני ביותר. רצוי לנקוט במספר אמצעי אבטחה וגיבוי שיבטיחו אפשרות שחזור של החומר ולבדוק מידי פעם שגיבוי תקין. כשמדובר בתוכנה להנהלת חשבונות וניהול העסק על אחת כמה וכמה.