מאז ומתמיד עניין אותי תהליך הצמיחה וההתפתחות של האדם העובד בארגון ,מה קורה לו מתהליך הקליטה בעבודה, דרך שיבוצו וקליטתו בתפקידו החדש. מה הן האפשרויות שהוא מוצא לבטא את ייחודיותו ,את יכולותיו ואת כישוריו במקום עבודתו כתנאים להצלחה.במיוחד כשראיתי איך עובדים מוצלחים שהיו מהם הרבה מאוד ציפיות ,מאבדים את המוטיבציה שלהם במקום העבודה. איך ראש גדול הופך לראש קטן .
אחת השאלות המרכזיות בארגונים היא כיצד להפיק מן העובד את המיטב שבו ? כיצד ניתן לסייע לעובדים למצוא את דרכם במבוכי הארגון ?, כיצד לדעת להניע ולנווט עצמם בתוך המערכות המורכבת ולא להישחק .אין ספק שמערכות רבות שוחקות את עובדיהן .אין עוררין לגבי העובדה שהעובד הינו המשאב האנושי החשוב ביותר בארגון. כל ארגון מעוניין בהצלחת העובד בתפקידו. הרבה זמן,אנרגיה וכסף מוקדשים לבחירת העובד המתאים לתפקיד. נערכים אבחונים וראיונות על מנת להבטיח את בחירתו של העובד המתאים ביותר. בחירה נכונה של מועמד לתפקיד הינה תנאי הכרחי להצלחתו,אך אינה תנאי מספק. מעניין הפער בין ההשקעה בבחירת מתאימה לבין ההשקעה הנמוכה בתהליך ההכנסה לתפקיד .יש חשיבות רבה להתאמה בין יכולותיו וכישוריו של העובד לבין צורכי הארגון ,כשמתקיימת ההתאמה קיים מצב פוטנציאלי של WIN / WIN .
על מנת שעובד יביא את עצמו במיטבו לארגון יש צורך בהגדרת תפקיד מצד אחד ואימון לתפיסת תפקיד מצד שני , מרכיבים אלה של הגדרת תפקיד ותפיסת תפקיד משלימים אחד את השני ויוצרים עובד שאינו מבלה את זמנו בניסוי ותעייה,חוסך טעויות ואי הבנות לו ולארגון, מאפשר בהירות ארגונית ותפקודית רבה יותר.
למרות החשיבות הרבה של תחומים אלו ,הארגון אינו מוצא זמן להשקיע בהם. לא אחת "נזרק" העובד לתפקיד ללא הכנה מינימאלית תוך אמונה שילמד את התפקיד תוך כדי תנועה. הגדרת תפקיד מוגדרת כ"סדרת פעולות או ביצועים המובילים לתוצאות או תפוקות בעלות משמעות".
הגדרת תפקיד מסמנת את המשבצת הארגונית בה שובץ העובד ,מקומו בהיררכיה ,מטרת התפקיד,תאור התפקיד רצוי בכתב,נוהלי עבודה, תרשים זרימה המתאר את תהליך העבודה ותפוקות מצופות ממנו. ההגדרה חשובה ביותר על מנת שעובד יוכל למצב את עצמו בארגון,לדעת איך ועם מי הוא פועל ולעמוד ביעדים הנדרשים ממנו.
הגדרה ברורה ומלאה של התפקיד מביאה לכניסה מהירה וקלה יותר של העובד לתפקיד ומאפשרת לו התמצאות במרחב ופעולה לשיפור מתמיד.
הגדרת תפקיד הינה ארגונית ופורמאלית ומסייעת לעובד להבהיר לעצמו ולסביבה מה נדרש ממנו.כדי לשנות הגדרות תפקיד יש צורך בשינוי ארגוני . תפיסת תפקיד הינה סובייקטיבית , היא הדרך בה רואה העובד את תפקידו. עובדים בעלי הגדרות תפקיד זהות יכולים לפתח תפיסות תפקיד שונות לחלוטין זו מזו, כאשר כל אחד מהם שם דגש על פיתוח חלק אחר בתפקיד. בתפיסת התפקיד יבואו לידי ביטוי החזון של בעל התפקיד, ערכיו, יכולותיו וכישוריו. לכל תפקיד יש מרכיבים רבים שמתוכם יכול בעל התפקיד לבחור את הדרך בה יוכל להביא לידי ביטוי את חזונו וערכיו. תפיסת תפקיד מבוססת על המשאב האנושי של העובד, אימון לתפיסת תפקיד יסייע לעובד לזהות את ייחודיותו,עוצמתו, לבנות עמו את חזונו ,לזהות את הגורמים המפריעים לו לממש את חזונו. האימון לתפיסת תפקיד יכול לחולל שינוי משמעותי שיהיו לו השלכות רבות מאוד.
במשך שנות עבודתי עם ארגונים, ראיתי עובדים מוערכים ובעלי יכולת שבחרו להתחיל לעבוד בארגון בתפקיד זוטר, בשעתו החלטתם הפתיעה אותי מאוד, נראה היה לי שהתפקיד קטן עליהם בכמה מספרים. אך בהיותם בעלי תפיסת תפקיד רחבה ומאתגרת ובעלי יכולות רבות מאוד הם הרחיבו את מסגרת התפקיד והעניקו לו משמעויות ועוצמה. היום הם בעלי תפקיד בכיר ומשמעותי בארגון ומגיעים להישגים ותוצאות יוצאות דופן .
אימון לתפיסת תפקיד הינו תהליך המזהה יחד עם העובד החדש, את יכולותיו, כישוריו, עוצמתו מזהה ומנתח את המערכת על כוחותיה, חולשותיה איומיה וההזדמנויות שיש בה . זיהוי המפה האישית וזיהוי המפה הארגונית מאפשרים לעובד הכרות עם הכוחות הפועלים על מנת לדעת איך לפעול ולהתנהל בתוך המערכת ולנוע בתוכה.
לעומת הדוגמא של תפקיד זוטר שהתפתח והפך לתפקיד מוביל בארגון , כל אחד מאיתנו מכיר עובדים שקבלו תפקידים בכירים מאוד ,אך אף אחד בארגון לא חשב שיש צורך באימון לתפקיד החדש ותוך זמן לא ארוך תפקידם הפך לחסר משמעות.אימון לתפיסת תפקיד משלב את התפיסה האימונית עם התפיסה המערכתית. המתאמן לומד לזהות ולמפות את הסביבה הארגונית בה הוא פועל לנוע ולנווט בתוכה.
ממה מורכב אימון לתפיסת תפקיד נתייחס ל :
1. החזון של העובד בתפקיד.
2. מהו החזון של מערכת ? מה הקשר בין החזון שלי וחזון המערכת?
3. מי אני ? , מהם החזקות והחולשות שיסייעו למימושו של החזון .
4. ניתוח המערכת והסביבה בה אני פועל, את מי אני יכול לרתום למימוש החזון .
5. הגורמים המפריעים במימוש החזון, האישי והמערכתי .
6. התוצאות שאליהם אני שואף להגיע .
מתי אימון לתפיסת תפקיד חיוני ?
אימון לתפיסת תפקיד חשוב במיוחד בתפקידי ניהול וריכוז .אלה הם תפקידים בהם יש ציפיות רבות מאוד מן העובד,במיוחד אם זה תפקיד חדש או תפקיד שלא היה מאויש זמן רב. הבנה וקריאה נכונה של המערכת הארגונית תמנע טעויות של מתחילים, תאפשר זיהוי הכוחות הבולמים והמקדמים בתוכה והתנהלות הולמת.
אספר את סיפורה של מירב שהגיעה אלי לאחר שקראה מאמר שכתבתי על התנגדות לשינוי ואמרה לי שאת אותה התנגדות שהצגתי במאמר חשה בעוצמה אדירה בעבודה.מירב עבדה כרכזת יחד עם עוד שתי רכזות בארגון,הארגון החליט לשנות את המבנה ולהפוך אחת מהן למנהלת,הוצא מכרז,מירב נגשה בהסכמת חברותיה וזכתה.
מירב לא ציפתה להתנגדות הרבה לה זכתה מצד חברותיה,שהפנו לה עורף. היא לא ידעה איך להתמודד עם ההתנגדות,כשניסתה לכפות את סמכותה עוררה רק יותר התנגדות - אף אחד לא חשב ששנוי פאזה ארגונית כזאת צריך להיות מגובה בתהליך של ליווי מקצועי. אומנם מירב הכירה היטב את עבודתה כמבצעת אך לא כמנהלת.מירב הגיעה אלי לפגישה אחת לפני הערכה שהייתה צריכה להיעשות לה ועברה אותה בהצלחה ונתנה לה הזדמנות נוספת להוכיח את עצמה כמנהלת .הוצמד לה ליווי מקצועי אך זה היה מאוחר מדי. הארגון ומרב עשו את כל הטעויות האפשריות בהתנהלות,בהגדרת התפקיד כניסיון,בחוסר הגיבוי שניתן,לאחר מספר חודשים בחרה להתפטר. במקרה של מירב המערכת חוללה את השינוי והגדירה את התפקיד כניסיון שאם לא תצליח בו הוא יילקח ממנה.המערכת יצרה מצב של חוסר אמון בה והמרחק מכאן לחוסר ההצלחה היה קצר ביותר. חברותיה עשו ככול יכולתן להוכיח שאינה מוצלחת ולא היה לה שום גיבוי מצד המנהלים שלה בתהליך והיא הושארה להתמודד לבד עם ההתנגדות..
אין לי ספק שההכנה לתפקיד,אימון לתפיסת תפקיד היה מסייע למירב בזמן אמת להתמודד עם הקשיים בבצוע התפקיד ולהצלחה בו. האירוע אומנם נקודתי וקטן אך הדבר גרם נזק מיותר לארגון והעובדת שקצת חשיבה מערכתית הייתה מונעת זאת.
תהליך דומה בוצע במערכת אחרת ,בה היה גבוי חסר פשרות מטעם המנהל למנהלת החדשה והעובדות ידעו שהתנגדותן לא תועיל לשנות את ההחלטה לגבי הבחירה במנהלת אלא להביא לפיטוריהן במידה ולא תקבלנה אותה ולא תשתפנה פעולה. במקרה זה הייתי מעורבת באימון לעובדות האחרות למצוא אתגרים חדשים ודרכי ביטוי לבטא את עצמן בתפקידן והסערה שככה .כל אחת מהעובדות מצאה דרך לבטא את יכולתה ויצרה תפקיד משמעותי ייחודי ומספק.נראה לי ששילוב בין הגישה האימונית והמערכתית עשויה להביא לתוצאות יוצאות דופן לעובדים במיוחד אלה עם ראש גדול.